Un outil pour optimiser la documentation interne des entreprises

Dans un monde où les entreprises doivent constamment s'adapter pour rester compétitives, la documentation interne est devenue un enjeu crucial. Pourtant, peu de solutions existent pour rendre cette tâche plus efficace et moins fastidieuse. Sur GI 2024, la start-up Elemate répondait à cette problématique.

Elemate, start-up fondée par Grégoire Baggio, s’intéresse à la complexité croissante de la documentation dans les entreprises. « Si nous pouvions alléger la charge mentale liée à la documentation et en faire un outil réellement exploitable, cela représenterait un gain immense pour les entreprises », explique le fondateur. Selon lui, quatre grands défis attendent les entreprises : « aujourd'hui, les entreprises qui cherchent à performer ou à survivre doivent faire face à plusieurs défis… Et d’en dresser la liste : les transformations : qu'elles soient digitales ou environnementales, ces évolutions nécessitent une organisation flexible et bien documentée ; la croissance : qu'elle soit interne ou externe, elle demande de la structure et une capacité à déléguer efficacement ; la conformité réglementaire : les entreprises doivent de plus en plus répondre à des exigences de traçabilité et de certification ; la gestion des talents : attirer, former et retenir les meilleurs éléments impose un partage efficace des connaissances. Ces défis ont tous un point commun : la documentation ». 

« Sans une bonne maîtrise de l'information, il est impossible de se transformer, de croître, de répondre aux normes ou de transmettre les savoirs essentiels à la rétention des talents », estime-t-on chez Elemate.

Une documentation souvent mal gérée

Cependant, la documentation est souvent négligée ou mal gérée au sein des entreprises. « Beaucoup d’informations sont dans la tête des collaborateurs, ou dispersées dans des documents Word, Excel ou PowerPoint. C’est statique, déconnecté, et donc difficile à exploiter », souligne Grégoire Baggio. Ce manque de centralisation et d’homogénéité rend la tâche de documentation pénible et inefficace.

« Elemate a été conçu pour remédier à ce problème, avance le fondateur. Cet outil permet de centraliser toute la documentation interne : des procédures aux organigrammes, en passant par les diagrammes de processus. Le tout dans un format unifié et accessible à tous les collaborateurs. Ainsi, la création de documents n'est plus réservée aux experts en qualité. Chaque membre de l'équipe peut apporter sa contribution en fonction de son expertise. Cela favorise l’implication de tous et garantit que la documentation reflète l’ensemble des compétences de l’organisation.
Par ailleurs, les processus dans une entreprise sont interconnectés, et il est essentiel de le représenter dans la documentation. Elemate permet de lier les différents processus, outils et acteurs pour donner une vision complète et claire de l'organisation.